Cerca de 92% dos brasileiros consideram reuniões improdutivas

Uma das principais reclamações de profissionais está relacionada à quantidade crescente de reuniões de trabalho.

Um estudo publicado na Harvard Business Review apontou que houve uma diminuição de 20% na duração média das reuniões durante a pandemia, mas o número de encontros subiu em 13,5% nesse mesmo período.

Especialistas ouvidos pelo jornal Valor Econômico acreditam que esse é um problema de longa data que foi apenas potencializado pela pandemia.

"O excesso de reuniões é quase que um mau hábito da cultura organizacional. O que mudou com o modelo remoto é que os pequenos intervalos que costumavam ocorrer naturalmente - como uma pausa para o cafezinho ou para uma conversa informal - acabaram desaparecendo, e as pessoas começaram a encaixar uma reunião atrás da outra", afirma a neurocientista, Ana Carolina Souza.

Entre os fatores que causaram esse aumento de reuniões nas agendas dos profissionais estão: insegurança do cenário, falta de confiança no time - se eles vão ou não trabalhar bem de forma remota -, baixa maturidade das equipes para tomar decisões sozinhas, ansiedade, imediatismo e até mesmo a velocidade nas mudanças rápidas que exigem um contato maior entre as pessoas.

Uma pesquisa da Universidade de Stanford revelou ainda que os brasileiros estão 16,7% mais exaustos por conta do uso de telas e programas de videochamadas, efeito que foi intitulado como "fadiga do zoom". 

"Dores de cabeça, cansaço físico e mental, aumento da ansiedade e do estresse são algumas das consequências", comenta a professora especialista em produtividade e alta performance, Nat Gaia.

Ao mesmo tempo, o levantamento mostrou que 92% dos trabalhadores consideram muitas reuniões como sendo custosas e improdutivas. 

"Estar em reunião e responder mensagens a qualquer hora passaram a ser indicadores do comprometimento do empregado. Só que isso não traz resultado, traz sofrimento", relata o médico psiquiatra, PhD e professor, Roberto Aylmer. Ele lembra: "a empresa precisa do seu resultado, o sofrimento é opcional".

Disponibilidade

De acordo com a líder da prática International Center for Executive Options (ICEO),  Irene Azevedo, estar on-line não é a mesma coisa que estar sempre disponível.

"É importante ter em mente que estar em casa não significa que você tem que ficar à disposição 24 horas por dia. Não tenha medo de dizer não".

Na prática, a comunicação não simultânea parte do pressuposto de que as pessoas têm sua própria organização e nem sempre estarão disponíveis no momento em que você precisa. 

Nesse sentido, Irene aconselha: "bloqueie a sua agenda para ter um horário de início das atividades profissionais, almoço e fim do expediente e administre isto com inteligência e flexibilidade, lembrando que se você adoecer, o trabalho continuará e só você pagará esta conta".

Tempo de descanso

O ideal é programar um tempo de descanso entre as reuniões. Uma alternativa é definir o tempo padrão das suas reuniões em 50 minutos, ao invés de 60. Assim, é possível usar os 10 minutos entre um encontro e outro para levantar da cadeira, beber água e tomar um café. 

"Esses momentos de descanso são interpretados pelo nosso cérebro como pequenas recompensas, e nos ajudam a aumentar o foco para a próxima reunião", explica a professora Luciana Bicas. 

Nat Gaia concorda: "criar blocos de tempo diários para você no seu próprio calendário evitará que outras pessoas marquem reuniões nos horários vazios da sua agenda, e ainda te garante um tempo para você executar suas ações diárias".

Comunicação

A neurocientista, Ana Carolina Souza, explica que existem diferentes tipos de reuniões e que cada uma tem a sua importância. Mas, para não se sobrecarregar é preciso ponderar quais delas poderiam ser transformadas em uma estratégia alternativa de comunicação.

"De repente, as informações de uma reunião de follow-up, por exemplo, podem ser colocadas em um sistema que as pessoas preenchem e conferem de forma assíncrona", sugere. 

Outra maneira de passar informações e ainda garantir que elas ficarão registradas é usar o bom e velho e-mail. 

"Muitas vezes achamos que é mais fácil mandar uma mensagem de voz ou marcar uma reunião. Mas o que acontece é que a maioria das reuniões não são documentadas e os áudios não são indexáveis. Então, se alguém tem dúvidas após o encontro, não tem como voltar e checar o que foi dito, e aí é preciso marcar outra reunião", lembra a especialista.

Organização
 
A neurocientista explica que, caso a reunião seja realmente necessária, é preciso se organizar.

Nesse caso, ela diz que é papel de quem convida definir o objetivo da reunião, quanto tempo vai durar, quem precisa estar e como documentar o que será discutido. 

"Hoje, fala-se muito sobre a semana de 30 horas ou de 4 dias de trabalho. E uma das principais mudanças diz respeito à quantidade de reuniões. Nesse modelo, a orientação é que elas ocorram quando e se necessário", relata Ana Carolina.

Comprometimento

Por fim, é importante estar presente na reunião. A partir do momento em que você resolver participar, deve-se dedicar somente a isso. 

"Muitas vezes as pessoas vão para reuniões e nem sabem por que estão lá. Ou estão presentes mas ficam respondendo e-mails ou dividindo a atenção com outras tarefas", comenta a especialista. 

Ela aconselha, então, que o profissional evite entrar em reuniões apenas para ser visto ou "mostrar serviço". 

"Você só vai ser notado num encontro se tiver um papel ativo nele. Por isso, escolha bem as reuniões em que você vai estar, se dedique somente a isso quando estiver participando e, no resto do tempo, faça o seu trabalho bem feito", completa.

Com informações do Valor Econômico