Como estruturar um fluxo de cobranças eficiente na sua empresa

Um fluxo de cobranças bem estruturado é essencial para garantir a redução de inadimplência e, ao mesmo tempo, preservar o bom relacionamento com o cliente.

Todos sabemos que cobrar é difícil e ser cobrado também não é muito agradável. Por isso, o processo de cobrança deve ser pensado com muita cautela. É preciso apostar em uma comunicação clara e empática e em processos simples, principalmente quando há recorrência de pagamentos.

Pensando nisso, listamos as melhores práticas para estruturar e otimizar a gestão de fluxo de cobranças da sua empresa. Acompanhe!

O que é fluxo de cobrança e qual sua importância?

O setor de cobranças da sua empresa é tão estratégico como o comercial. É por meio dele que é possível proteger o fluxo de caixa do seu negócio e ainda garantir eficiência na recuperação de créditos de inadimplentes, reduzindo, assim, os prejuízos da empresa.

Nesse contexto, o fluxo de cobranças é uma importante ferramenta de gestão financeira em que o processo de cobrança se torna mais eficiente, com o objetivo de reduzir a inadimplência e aumentar o faturamento da empresa.

Afinal, cobrar os clientes pessoalmente demanda muito esforço e tempo, muitas vezes, com a necessidade de alocar um profissional somente para esta função. Com um fluxo de cobrança bem estruturado é possível criar um processo automatizado e muito mais econômico.

Agora que você já sabe a importância de manter uma bom fluxo de cobranças, veja algumas dicas para implementá-lo na sua empresa:

Como criar um fluxo de cobranças eficiente? 

É importante lembrar que cada empresa deve seguir o modelo de cobrança que esteja alinhado ao seu fluxo de caixa e perfil de clientes. Empresas têm diferentes necessidades e formas de organizar seus processos internos.

No entanto, existem algumas orientações que podem te ajudar a evitar perdas e diminuir a incidência de inadimplência entre seus clientes.

1 – Defina a periodicidade da cobrança

Esta é a etapa de planejamento, em que é preciso estabelecer a periodicidade em que o fluxo de cobrança irá acontecer. Durante o período, é possível incluir desde comunicações de lembrete do pagamento, a fim de prevenir a inadimplência, até o informe sobre o atraso, que deve ocorrer após o prazo de vencimento acordado.

Neste fluxo é importante considerar as formas de contato com o cliente, que pode ser por SMS, e-mail ou telefone, por exemplo. 

2 – Crie um histórico do cliente

Antes de iniciar o processo de cobrança é importante certificar-se de que possui os dados de contato do cliente, bem como o histórico do relacionamento com a sua empresa. É a chamada cobrança centralizada, em que todos os processos que envolvem a cobrança por produtos ou serviços ficam alinhados em um único lugar.

Isso é importante para garantir um atendimento mais personalizado, além de tornar o processo mais dinâmico e funcional. Esse controle pode ser feito com a ajuda de uma plataforma de cobrança específica ou até mesmo em uma planilha do excel.

3 – Aposte em uma régua de cobrança

Como falamos anteriormente, um dos principais benefícios do fluxo de cobranças é reduzir o tempo e esforço gasto no processo. Mas, para isso, é preciso contar com ferramentas eficientes. 

É o caso da régua de cobrança. É por meio dela que você irá iniciar o contato com o cliente inadimplente. As mensagens podem ser enviadas por e-mail, SMS ou até mesmo via WhatsApp. E são elas que antecedem o contato telefônico.

4 – Ofereça uma comunicação clara e empática

Ao montar a sua régua de cobrança é preciso ter um carinho especial com a mensagem em cada comunicação. É muito importante, também, escolher os canais de comunicação em que seus clientes estão acessíveis.

A dica aqui é que o primeiro contato seja mais sutil, por e-mail, com o objetivo de lembrar sobre o débito em um tom leve e amigável e, a medida que os dias de atraso aumentam, a mensagem pode ser mais incisiva, por e-mail e Whatsapp, por exemplo. Se mesmo após o envio das mensagens você não receber o retorno desejado, vale a pena partir para o contato telefônico. 

Além disso, é muito importante exercitar a empatia e entender os motivos da falta de pagamento, oferecendo alternativas para quitar o débito. Uma boa alternativa é gerar boleto de cobrança ao cliente, já que é uma alternativa segura tanto para quem paga como para quem recebe.

5 – Invista na automatização de processos

É importante lembrar que, ao passo que o processo se tornar mais robusto, apenas o controle via planilha não será suficiente. Nesse caso, é válido investir em ferramentas de automação, em que a comunicação, gestão e controle são realizados de forma automática.

Com essa tecnologia é possível incluir todas as etapas da cobrança em um fluxo automatizado, como gerar boletos e enviar lembretes e mensagens aos clientes.

Existem plataformas digitais especializadas nesse tipo de trabalho e até mesmo instituições financeiras em que é possível realizar todo o processo de gestão de cobrança de forma gratuita, direto pelo aplicativo.