Descubra como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa

Como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa para reduzir custos e aumentar os lucros? 

É o que todo empreendedor quer saber, e somente uma gestão financeira eficiente é capaz de levar a esse resultado.

Mas não é fácil estar à frente de um negócio e ainda se preocupar com orçamentos, fluxo de caixa, cobranças e pagamentos, não é mesmo?

Por isso, vamos ajudar você a se organizar com alguns passos essenciais e dicas de como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa.

A importância de fazer o controle financeiro de uma pequena empresa

Saber como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa é condição essencial para alcançar o equilíbrio das contas, lucrar e crescer — nessa exata ordem.

Primeiro, o empreendedor deve ser capaz de igualar suas receitas e despesas, para depois começar a ter lucro e finalmente planejar o futuro do negócio.

Mas esse não é um caminho fácil, principalmente para o micro e pequeno empresário que, muitas vezes, assume sozinho a missão de gerenciar uma empresa. 

Sabemos o quanto é desafiador cuidar das compras, vendas, estoque e ainda ficar de olho no caixa, controlando cada pagamento e recebimento.

E não para por aí: o controle financeiro ainda abrange a avaliação de relatórios de desempenho e demonstrativos contábeis, análise do endividamento, definição do capital de giro, formação e revisão de preços, etc.

Isso sem falar no planejamento financeiro, que define os orçamentos e como os recursos serão alocados para aumentar a eficiência do negócio.

Para dar conta de tudo isso, você precisa de conhecimento sobre finanças e ferramentas de apoio para não se perder entre os números e porcentagens. 

Só assim, será possível traçar uma rota de crescimento para a sua empresa e garantir a sustentabilidade financeira. 

Afinal, não basta apenas comemorar o aumento das vendas, se você não sabe exatamente quais são seus custos — se eles tiverem aumentado na mesma proporção, você pode até mesmo estar no vermelho sem saber. 

Da mesma forma, uma desorganização nos pagamentos e recebimentos pode comprometer a liquidez corrente da empresa e até levar ao endividamento. 

Por isso, é fundamental que você aprenda como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa.

Agora, especialmente, estamos em um momento de ascensão das MPMEs (Micro, pequenas e médias empresas) no Brasil, e vale a pena pegar carona na retomada da economia. 

Panorama financeiro das pequenas empresas no Brasil

Atualmente, as micro e pequenas empresas representam 99,1% do total registrado, somando mais de 12 milhões de negócios, de acordo com dados do Sebrae publicados na Agência Brasil.

Só na categoria do MEI (Microempreendedor Individual), são 9,2 milhões de empresas formalizadas, segundo as estatísticas do Portal do Empreendedor de novembro de 2019. 

Dessa forma, as MPMEs representam cerca de 25% do PIB brasileiro, e foram responsáveis pelo saldo positivo de empregos em 2019. 

Graças às pequenas empresas, o país criou 38 mil novos postos de trabalho com carteira assinada, enquanto as médias e grandes corporações demitiram 7,2 mil trabalhadores.

No acumulado dos cinco primeiros meses de 2019, o número chegou a 326,6 mil novos empregos — ou seja, 35 vezes mais do que nas empresas maiores.

Os dados são do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), do Ministério da Economia, também noticiados pela Agência Brasil. 

Em relação ao desempenho financeiro, os dados de São Paulo chamam a atenção: a receita das micro e pequenas empresas cresceu 6,3% no estado em setembro de 2019, em comparação com o ano anterior. 

Segundo o levantamento do Sebrae-SP, a receita total das MPEs paulistas no primeiro semestre de 2019 atingiu R$ 403,4 bilhões.

Ao mesmo tempo, o pequeno empreendedor está mais otimista: 41% acreditam que o cenário econômico vai melhor, contra 18% no mesmo período de 2018.

De fato, a economia está dando sinais de recuperação, e a recomendação é que os micro e pequenos empreendedores se planejem para aproveitar um cenário mais promissor nos próximos meses.

Como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa em 5 passos

Um guia de como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa seria útil para você?

Então, acompanhe nosso passo a passo para ampliar sua visão das finanças.

1. Comece pelo controle do caixa

Para aprender como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa, seu ponto de partida é o fluxo de caixa.

Ao acompanhar e registrar diariamente suas entradas e saídas do caixa, você poderá montar um fluxo que revela o padrão das movimentações e permite monitorar a saúde financeira da empresa.

A partir desses dados, você entenderá melhor as receitas e despesas do negócio e poderá projetar cenários futuros. 

Lembrando que não basta olhar se o saldo está positivo ou negativo no final do dia e achar que isso é gestão financeira: é preciso ir além do caixa imediato na análise das finanças.

2. Classifique seus custos e receitas

Agora que você já sabe como entra e sai o dinheiro do seu caixa, é hora de classificar cada custo e receita da empresa.

No caso dos custos, as principais categorias são:

- Custos fixos: são custos que independem do volume de vendas da empresa, como aluguel do espaço, folha de pagamento e serviços pagos mensalmente para o funcionamento do negócio
- Custos variáveis: são os custos diretamente relacionados à produção e vendas, como matérias-primas, impostos, fretes, comissões, taxas de cartões, etc.

Existem outras possibilidades para classificação de custos, mas essas são as mais utilizadas para começar a mapear seus gastos.

Depois, você também precisa organizar seus ganhos, separando em categorias de recebimento de vendas e de investimentos, ou dividindo entre pagamentos a prazo e à vista, por exemplo. 

3. Planeje os pagamentos e recebimentos

Com suas entradas e saídas organizadas, você já pode elaborar um plano de contas, que é basicamente o controle das contas a pagar e a receber.

Assim, você consegue conciliar as datas de pagamento de fornecedores e recebimento de vendas, por exemplo.

Para isso, é só fazer a sua projeção de caixa, que nada mais é do que a antecipação do fluxo de caixa nas próximas semana e meses.

Se você sabe exatamente o que precisa pagar e o que tem a receber, basta usar esses dados e o histórico da empresa para estimar o saldo do mês seguinte e até mesmo fazer uma previsão anual. 

4. Determine a necessidade de capital de giro

Toda empresa tem um ciclo financeiro próprio, que começa no pagamento aos fornecedores e vai até o recebimento do valor da vendas.

Nesse meio tempo, sua empresa precisa de capital de giro para se sustentar, e é fundamental que você saiba qual o valor ideal para custear o negócio.

Esse montante pode ser definido pela multiplicação dos dias totais do seu ciclo financeiro pela média diária de custos da empresa. 

Dessa forma, você mantém a liquidez e evita o endividamento e pagamento de juros por falta de caixa.

5. Acompanhe o desempenho da empresa

Para saber se o negócio está no caminho certo, você também precisa analisar o desempenho financeiro mês a mês. 

Para isso, existem relatórios e demonstrativos como o DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e balanço patrimonial, além de indicadores como endividamento, rentabilidade e lucratividade.

Conforme você for se organizando e dominando esses indicadores, será muito mais fácil visualizar a situação financeira da empresa e tomar decisões melhores para o futuro.