Despesas operacionais: o que são e como calculá-las

Ter um bom controle das suas despesas operacionais faz parte da gestão financeira de qualquer empresa. Ignorar esses números podem fazer uma organização terminar o mês no vermelho.

Embora esse valor sozinho não ofereça uma visão completa da saúde financeira de uma empresa — é preciso do auxílio de outras métricas como margem de lucro, capital de giro, etc. — ele fornece uma referência rápida para os custos das empresa.

Nem todos os custos incorridos por uma empresa estão relacionados à execução do próprio negócio. Essas despesas, como com pessoal e publicidade, são conhecidas como despesas operacionais.

Os negócios também têm despesas não operacionais e talvez algumas receitas não operacionais, como o custo e possíveis receitas decorrentes de uma ação judicial.

No artigo de hoje vamos te explicar o que são despesas operacionais e como calcular esses gastos.

Quais são as despesas operacionais de um negócio?

As despesas operacionaispodem afetar significativamente a rentabilidade de um negócio e quanto dinheiro ele tem.

Despesas operacionais são os custos de uma empresa que não estão relacionados à produção de um produto.

Essas despesas incluem itens como folha de pagamento, aluguel, material de escritório, serviços públicos, marketing, seguros e impostos.

Resumidamente, as despesas operacionais são essencialmente os custos para manter o negócio funcionando. Quanto mais as despesas operacionais existem, menos dinheiro o negócio mantém.

Se uma despesa não se qualifica como um custo das mercadorias vendidas, o que significa que ela não está diretamente relacionada à produção ou fabricação de um bem ou serviço, ela deve ser documentada como despesa operacional.

Como as despesas operacionais podem ser um dreno substancial nos recursos da empresa, o controle dessas despesas é um aspecto importante da administração de um negócio financeiramente saudável.

Os tipos de despesas operacionais

Podemos dividir as despesas operacionais em 3 grandes grupos: as despesas comerciais, as despesas administrativas e as demais despesas.

As despesas comerciais referem-se a gastos com marketing, propaganda, comissão de vendedores, transporte para visitar clientes, brindes, fretes, etc.

As despesas administrativas são os salários, impostos, benefícios (como plano de saúde, vale-refeição, etc.), contabilidade, contas de água, luz, seguros, etc.

E as demais despesas são aquelas que não enquadram nas categorias anteriores, normalmente elas são custos específicos daquela empresa e não são comuns em outros setores.

Como calcular as despesas operacionais

Toda empresa terá despesas diferentes com base em suas operações, por isso, não existe uma fórmula exata para calcular as despesas operacionais de uma empresa.

Para fazer isso basta somar todas essas despesas separadamente. Para que você não se esqueça de nada, fizemos uma lista de despesas operacionais comuns, veja só:

- Despesas de escritório;
- Honorários advocatícios;
- Seguro;
- Consultoria;
- Despesas com viagens e veículos;
- Salários e vencimentos;
- Despesas de contabilidade;
- Manutenção e reparos;
- Suprimentos;
- Marketing e propaganda;
- Atendimento ao cliente;

Embora esta seja uma pequena lista de despesas operacionais comuns, todas as empresas terão despesas operacionais exclusivas às suas necessidades.

Estas despesas seriam adicionadas à lista de despesas operacionais na sua DRE e calculadas com os outros custos.

Conhecer suas despesas operacionais mensais é crucial para gerenciar seu fluxo de caixa e orçamento.

A maioria dos gerentes e donos de empresas tentam manter os custos operacionais o mais baixo possível, sem danificar os negócios ou diminuir a qualidade do produto.

Veja um exemplo

Algumas empresas têm um modelo de atendimento ao cliente de alto nível, que depende de tornar a experiência do cliente extraordinária.

Isso significa nunca ter o telefone tocando mais do que duas vezes antes de ser respondido, resolvendo proativamente problemas ou fazendo sugestões, fazendo amizade com os clientes em um nível mais pessoal, bem como fazendo o que for necessário para trazer um sorriso ao rosto do cliente.

Isso normalmente resulta em despesas operacionais mais altas pois depende da contratação de um software de help desk e a contratação de uma equipe dedicada.

Mas, em troca, você frequentemente obtém taxas de retenção de clientes e poder de precificação muito maiores.

Outras empresas concentram-se em um modelo de custo básico, o que resulta em despesas operacionais menores.

Ambos podem ser o caminho para o sucesso, basta entender quem é o seu público e o que ele espera: pagar mais por um atendimento melhor ou pagar menos mesmo que tenha que esperar bastante ao telefone.

De maneira geral, todos se esforçam para manter as despesas operacionais o mais baixo possível dentro do modelo de negócio que estão seguindo, sem ir tão baixo a ponto de diminuir a qualidade do produto/serviço e colocar a empresa em situação de risco.

Por isso é muito importante entender o modelo de negócios para avaliar se suas despesas operacionais são muito baixas ou muito altas.

Diferenciando as despesas operacionais fixas das variáveis

Assim como diversos outros tipos de custos, as despesas operacionais podem ser fixas ou variáveis. Diferenciá-las é bem simples.

Depois fazer sua lista de despesas operacionais, é preciso olhar para ela e ver quais delas variam durante os meses e quais têm sempre o mesmo valor.

Por exemplo, o pagamento de funcionários é uma despesa operacional fixa; enquanto o pagamento da energia elétrica do local é variável. Vejamos alguns exemplos a seguir.

Despesas operacionais fixas:

- Salários;
- Pró-labore;
- Seguros;
- Serviços de atendimento ao cliente;
- Campanhas de marketing recorrentes;

Despesas operacionais variáveis:

- Conta de luz, água, gás, etc.
- Campanhas de marketing pontuais;
- Manutenção de máquinas;
- Material de escritório;
- Despesas com viagens e veículos;

Deu para ter uma ideia clara de quais seriam essas despesas operacionais, correto?

Análise de despesas operacionais

Compare as principais despesas operacionais com o seu orçamento empresarial para que você possa ver se há despesas que saltam excessivamente acima do orçamento.

Se houver, então você precisa pesquisar mais a fundo para ver o que realmente aconteceu. Por exemplo, revisar as despesas de salários registradas na demonstração de resultados com o orçamento aprovado pelo conselho de administração.

Comparar as principais despesas operacionais, com o ano anterior também é importante para ajudar a rastrear possíveis problemas.