Empresas com funcionários têm até julho para aderir ao eSocial

Todas as empresas do setor privado têm até o dia 1º de julho para adotar o eSocial, sistema que unifica a prestação de 15 relatórios a órgãos do governo, com informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Apesar da proposta de simplificar o ambiente de negócios, consultores e profissionais de recursos humanos afirmam que a adaptação é bastante trabalhosa e implica em multas de até 0,2% sobre o faturamento anual, em caso de descumprimento dos prazos estabelecidos. 

A exigência vale desde janeiro para 13,7 mil negócios com faturamento acima de R$ 78 milhões ao ano, que correspondem a cerca de 15 milhões de trabalhadores. A obrigatoriedade se estenderá a mais de 18 milhões de empreendimentos no início do segundo semestre, o que inclui micro e pequenas empresas, além dos MEIs (microempreendedores individuais) que tenham funcionários. Os autônomos sem empregados continuarão a usar o o Simei, o sistema de recolhimento dos tributos em valores fixos mensais do Simples Nacional. 

Consultor do Sescap-Londrina (Sindicato das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações, Pesquisas e de Serviços Contábeis de Londrina e Região), Taylam Alves afirma que pesquisa feita pela Fenacon (Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas) apontou que menos de 10% das micro e pequenas empresas estão informadas sobre a exigência. "Mesmo as de grande porte tiveram dificuldades e mais de 8 mil foram notificadas por não informarem dados dos empregadores", diz. 

Alves sugere que as empresas criem comitês internos para implantação do eSocial e que iniciem o quanto antes a atualização dos dados cadastrais de funcionários, um dos principais problemas enfrentados. A adesão é dividida em cinco fases e a primeira é justamente a que envolve o cadastro do empregador. Logo em setembro será necessário atualizar dados de trabalhadores e os vínculos com as empresas. Em novembro será a vez da folha de pagamento e em janeiro de 2019, dados previdenciários e sobre a segurança e saúde do trabalho. "Se a pessoa tiver dificuldades, busque um consultor para fazer o treinamento, porque as autuações são altas e podem gerar fiscalização retroativa", afirma. 

Isso porque, ainda que as exigências valham somente a partir da entrada em vigência do eSocial, o consultor diz que uma informação divergente, como de enquadramento tributário, por exemplo, pode indicar que o erro tenha sido cometido também anteriormente. "A fiscalização pode ser em relação aos último cinco anos", cita Alves. O sistema é um projeto que integra Receita Federal, Caixa Econômica Federal, INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), Previdência e Ministério do Trabalho. 

Outros tipos de multa podem ser aplicados em casos de ilegalidade, conforme a legislação já vigente. Alves cita o lançamento informações de pagamento a trabalhador por horas extras além do permitido ao dia. "O eSocial faz apenas a validação de consistência. Se faltar uma letra ou número necessários a um campo, não é possível fazer a transmissão de dados. Se for plausível, mais ilegal, não há aviso e a fiscalização é feita depois." 
 
Benefícios

Depois da dor de cabeça para a implantação do sistema, o governo prega que haverá simplificação do cadastro de informações e redução de custos na gestão de recursos humanos nas empresas. Ainda, com o cruzamento de dados facilitado, o consultor do Sescap lembra que há potencial de aumento da arrecadação, principalmente em questões tributárias e fiscais e não necessariamente pelas multas. "Para o empregador, vai dar segurança jurídica em relação ao vínculo empregatício e, para o empregado, incentivar a fiscalização e a autuação em casos de violação da legislação." 

No entanto, Alves lembra que os trabalhadores ainda precisarão contar com a fiscalização presencial. "Se o empregador fizer algo errado, mas declarar como se fizesse certo, o eSocial não terá como pegar", explica. 
 
Exigências

A quantidade de dados cadastrais de funcionários que precisam ser atualizados para a implantação do eSocial está entre as principais dores de cabeça dos departamentos de RH (Recursos Humanos). Até mesmo o CPF de maiores de oito anos, dependentes de empregados, passa a ser exigido. Ainda, como é comum a divergência entre informações registradas em diferentes órgãos, muitos precisam ir à Caixa Econômica Federal ou à Receita para correções. 

A gerente de RH da Unifil e do Colégio Londrinense, Adilséia Soriani Batista, afirma que a implantação do sistema tem sido muito trabalhosa. "A base de dados necessária e a verificação de todos os dados é enorme", conta, ao citar que são 1,4 mil funcionários. 

Para a implantação em julho, ela afirma que foi preciso começar a adaptação em dezembro de 2017. Porém, como já contava com um software de gestão sênior, não houve custo. "Mas mudou tudo. Não que fazíamos coisas erradas antes, mas a forma como as solicitações precisam ser cumpridas é nova e nem sempre se aplicam ao dia a dia dinâmico das organizações", cita Batista. 

Um exemplo é o processo de admissão, que precisa ser assinado e informado pelo eSocial com um dia de antecedência. "Por conveniência até do funcionário, muitas empresas permitiam que a assinatura fosse no primeiro dia. Assim como, às vezes por necessidade familiar, algum colaborador pede férias com prazo menor do que os 30 dias exigidos por lei", diz. 

Na Belagrícola, a gerente de gestão, Laura de Albuquerque Philippsen Moraes, afirma que o mais complicado também foi a atualização de dados cadastrais dos 1,4 mil funcionários. Para a implantação ainda em janeiro deste ano, ela conta que foi preciso implantar um novo sistema de RH, que abrangesse folha de pagamento e cartão ponto. "Entendo que alguns pontos poderiam ser mais coerentes com a realidade das empresas, como a admissão e o CPF de dependentes." 

Apesar de não conseguir sentir a simplificação proposta pelo governo ainda, Moraes vê o eSocial como importante. "Se a questão das multas separar eventuais erros do que é intencional, será muito bom para a competitividade dos empregadores que respeitam a legislação, como fazemos, em relação aos que não arcam com esse custo." 
 
Serviço

Mais informações e o cronograma de implantação podem ser obtidos no endereço eletrônico portal.esocial.gov.br.