Reunião de trabalho: qual o tempo ideal para ela ser produtiva?

As reuniões sempre farão parte do mundo corporativo, seja no modelo presencial, seja no modelo home office, seja no modelo híbrido.

No entanto, há pessoas que acreditam que esses encontros poderiam levar menos tempo para alcançar os mesmos resultados.

Um artigo publicado na revista da Wharton School, da Universidade da Pensilvânia (EUA), defende que 25 minutos seria a duração ideal para qualquer reunião.

Segundo especialista, é possível promover encontros objetivos e eficientes seguindo três passos: 

Prepare-se

A falta de planejamento e preparação é uma das maiores causas de reuniões ineficazes. 

Antes de convidar as pessoas, é preciso pensar primeiro porque está convocando o encontro. 

Embora existam centenas de motivos para fazer uma reunião, geralmente, as razões se enquadram em uma das três categorias: informar, alinhar ou resolver.

Para cada reunião que organizar, complete a seguinte frase: “ao final deste encontro, seria ótimo se…”, e experimente inserir a resposta no convite. 

Além disso, quando for convidado para um encontro, sugira que o organizador termine essa frase.

Também é importante pensar na real importância de cada convidado. Uma reunião de 25 minutos funciona melhor para grupos de, no máximo, cinco pessoas. 

Considere porque cada pessoa é necessária fazendo duas perguntas: qual papel esse indivíduo desempenhará nesta reunião?

Outra pergunta a ser feita é: como alcançaremos o propósito declarado do encontro? 

Ter um processo e estrutura para facilitar a discussão faz com que todos possam contribuir igualmente por meio de uma conversa fluida e eficaz. Uma boa dinâmica de reunião segue uma agenda, estimula a participação de todos e entrega um resultado.

Além disso, é importante não esquecer de colocar o objetivo da reunião nos convites, enviá-los com antecedência e certificar-se de que as pessoas tenham tempo suficiente para revisar qualquer pré-leitura.

Esteja presente

Seja pontual. Não importa quem esteja na sala, a reunião deve começar e terminar no horário marcado, sem repetir o que já foi dito para quem chegar atrasado. 

Ao respeitar o tempo de cada um e o tópico em questão, criam-se sentimentos positivos em relação aos nossos colegas de equipe. Isso leva a discussões mais abertas, honestas e francas, que, por sua vez, geram resultados.

Evitar distrações também é essencial. A menos que precise mostrar slides ou compartilhar algo, as reuniões precisam ser desconectadas: telefones, laptops ou tablets não devem ser permitidos.

Conduza as interações

Informe as pessoas convidadas para a reunião de que elas serão convocadas para atualizações, opiniões, reflexões ou perguntas. 

Para ajudá-las a se sentirem confortáveis ​​e engajadas, considere fazer um breve questionamento ou propor uma atividade para abrir o encontro (por exemplo, em uma escala de 1 a 10, como você está se sentindo hoje?).

É imprescindível que o encontro seja usado para aprimorar o trabalho, e não para impedir que alguém realize suas atividades. Um exemplo de estrutura eficaz seria:

Abertura (12 minutos): Para que estamos aqui? Qual é o contexto em torno da reunião? O que as pessoas têm a contribuir para a discussão?;

Foco (8 minutos): Quais são as duas ou três coisas que requerem nossa atenção ou estão conduzindo nossa tomada de decisão ou solução de problemas?;

Ação (5 minutos): O que mais precisamos fazer? Quais ações são necessárias? O que vai acontecer a seguir?

Segundo a Rocket Meetings, organização especializada em produtividade, mais de 40% dos participantes não lembram o que foi decidido ou o que devem fazer depois de uma reunião. 

Além disso, 20% das pessoas têm visões divergentes sobre o que foi acertado. Portanto, compartilhar anotações da reunião imediatamente após o encontro pode ser uma boa estratégia.

É crucial que os convidados saiam da reunião sentindo-se energizados e dispostos a seguir em frente, dar os próximos passos e com clareza sobre o que precisam fazer.

Com informações do Valor Econômico