Planilha de controle de inadimplência

A falta de pagamento por parte dos clientes é um problema na sua empresa? Uma planilha de controle de inadimplência pode ser um instrumento decisivo para que nenhuma receita pendente escape do radar. Neste artigo, vamos apresentar um modelo da ferramenta e dicas para resgatar esse tipo de crédito no mercado.

Como fazer o controle de inadimplentes

O controle de clientes inadimplentes, que já se mostrava uma importante medida preventiva, passou a ter caráter de necessidade. E não é para menos, afinal, mais de 58 milhões de brasileiros mantêm alguma dívida em atraso e, por isso, estão com o nome sujo. O dado consta em levantamento do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC), divulgado em novembro.

No período de 12 meses, o cadastro de negativados no país ganhou 1,1 milhão de novos integrantes. Com isso, quatro em cada 10 pessoas acima dos 18 anos no país possuem débitos que não conseguem pagar.

Estamos falando de dívidas contraídas por pessoas físicas, mas mesmo que a sua empresa negocie apenas com outras pessoas jurídicas, é provável que esteja sentindo os efeitos do aumento da inadimplência, afinal, ela é reflexo de um período econômico conturbado no Brasil.

Basicamente, há duas formas de fazer o controle de inadimplentes: preventiva ou corretiva. No primeiro caso, você estabelece ações que objetivam se antecipar ao problema e evitar que ele ocorra. No segundo, atua sobre a consequência, definindo uma política de cobrança para reaver os valores não pagos.

Vamos detalhar as principais medidas a adotar nas duas situações.

Prevenindo a inadimplência

A primeira ação para evitar que clientes fiquem em dívida com você é definir com cautela qualquer concessão de crédito. Ainda que isso seja pensado dentro de uma estratégia de aumento nas vendas, oferecer crediário próprio e recebimentos em boleto ou cheque apenas para agradar seu público é um tiro no pé, pois o impacto negativo no caixa não tardará a aparecer.

Partindo desse entendimento, o ideal é que você mantenha organizado e atualizado um cadastro de clientes, incluindo seus dados pessoais e contatos, histórico de compras e pagamentos. Isso o ajudará a definir com maior propriedade políticas de crédito que combinem com aquele que negocia com você.

Também procure privilegiar os bons pagadores em suas ações, fidelizando quem integra esse grupo e fugindo daqueles que já estão negativados em serviços como SPC e Serasa.

Outros cuidados incluem dar preferência para os recebimentos à vista (planejando descontos pela quitação antecipada), formalizar a operação com nota fiscal e também em contrato se possível e viável, além de realizar a conciliação bancária, o que permitirá identificar a proximidade da pendência e alertar o cliente preventivamente sobre o vencimento.

Revertendo a inadimplência

Já quando o cliente não realiza o pagamento e fica inadimplente com a sua empresa, as medidas a adotar serão outras. Se você tem um controle próximo de suas contas, consegue identificar o atraso rapidamente, o que deve ajudar a reduzir o prejuízo, pois permite reagir logo ao problema.

Mas não confunda agilidade com uma cobrança agressiva. Saber abordar o devedor é fundamental. As razões que o levaram a atrasar a conta podem ser variadas, desde uma dificuldade momentânea ao esquecimento, sem deixar de considerar também aqueles que agem de forma consciente e não têm a intenção de quitar o débito.

Ao planejar uma política de cobrança do inadimplente, leve em consideração como o cliente será abordado e por quais canais, quando isso será feito (qual o atraso máximo tolerado), que penalidades aplicará, como pretende renegociar a dívida e quando passar à via judicial. É fundamental estabelecer prazos para cada uma das ações.

Lembre-se de que você também tem regras a cumprir e, segundo o Código de Defesa do Consumidor, será considerado como prática abusiva qualquer contato que provoque constrangimento, ameaça ou coação do cliente.

Considerando a realidade de uma pequena empresa, o ideal é treinar um colaborador para ser responsável por abordar os inadimplentes, o que pode ser feito inicialmente por meio de uma carta educada ou de um telefone amigável. Nesse primeiro contato, o objetivo é lembrar o cliente do débito.

Se não surtir efeito e a dívida permanecer, as próximas etapas elevam o tom, mas ainda tendo o bom senso como guia. Informar se tratar de uma última tentativa de negociação, alertar sobre o registro em órgãos de proteção ao crédito, confirmar o registro, enviar uma notificação extrajudicial, protestar o título de crédito e buscar a via judicial completam as ações.

Planilha de controle de inadimplência

A definição sobre as medidas a adotar para evitar ou contornar a inadimplência depende de um controle eficaz. Um instrumento que pode ajudar bastante nessa tarefa é o uso de uma planilha, que pode ser construída no programa Excel ou baixada da internet em modelo pronto.

O propósito da ferramenta é permitir um acompanhamento mais próximo da situação dos devedores. Para isso, ela traz em seus campos dados do cliente e da dívida (incluindo os valores já vencidos e a vencer), além de informações sobre a negociação (se já houve contato, se ele evoluiu e se há novo prazo e valores para o pagamento).

Ao usar a planilha de controle de inadimplência, é importante que o gestor atualize as informações assim que os fatos ocorrerem e, periodicamente (a frequência é a sua necessidade que irá determinar), monitorar cada caso para identificar se é o momento de passar a uma próxima etapa de cobrança.

Agora que já tem o que precisa para melhorar o controle sobre os inadimplentes, é só se dedicar à tarefa. Para facilitar o seu trabalho, elaboramos a planilha abaixo, que traz os principais campos: basta preenchê-los e colocar a sua política de cobrança em prática. Faça bom uso desse material e boa sorte no desafio!

Qualifique o controle da inadimplência

Este artigo apresentou as principais medidas contra a inadimplência e trouxe também uma planilha para que você possa aperfeiçoar o controle sobre as dívidas na sua empresa.

Caso deseje qualificar ainda mais esse processo, recorrer a um sistema de gestão online é um passo inteligente. Afinal, as ações citadas tornam-se mais fáceis de implementar com o uso dessa ferramenta. A tecnologia representa a evolução da planilha, com muitas funções extras bastante úteis. Entre elas, a melhor organização das contas a pagar e a receber.

Se a inadimplência ainda não é um problema no negócio, vale adotar as medidas preventivas para que não sofra prejuízos futuros. Por outro lado, se essa já é uma realidade na sua rotina, está mais do que na hora de tornar o controle mais rigoroso. Mãos à obra!